13 december 2018

Ouders hebben recht op inzage in dossier, maar scholen weten dat niet

GASTOPINIE | door Irene Tullemans | Scholen moeten ouders de kans geven om het volledige dossier van hun kind in te zien. Maar vaak blijkt dat bij scholen noch bij ouders bekend te zijn. Irene Tullemans van de Stichting Onderwijsklachten.nl in Eindhoven legt uit hoe de wettelijke regels zijn.

Elke week ontvang ik minstens één vraag of klacht van een ouder over het leerlingdossier. Ouders willen weten wat er over hun kind staat geschreven, maar krijgen niet de mogelijkheid om het dossier in te zien. Dit komt doordat scholen niet weten – en in sommige gevallen niet willen weten – dat ouders altijd recht hebben op inzage in dit dossier. Sterker nog, inzage staat in de wet gelijk aan een kopie van het volledige dossier. Onze wetgever heeft dit vastgelegd in de Wet bescherming Persoonsgegevens (WBP), artikel 35.

De gegevens van kinderen zijn op verschillende plaatsen op school terug te vinden. Zo zijn de administratieve gegevens opgeborgen in een dossiermap. Daarin zitten brieven van en naar ouders maar ook onderzoeksuitslagen van bijvoorbeeld extern geraadpleegde deskundigen. De school heeft gegevens over het kind in bijvoorbeeld klassenmappen zitten. Soms zijn er handelingsplannen die op papier staan óf digitaal zijn opgeslagen.

Er is e-mailverkeer tussen leerkrachten onderling of tussen ouders en school over een kind. Op veel scholen is het leerlingvolgsysteem, waarin alle toetsuitslagen en punten worden verzameld, helemaal digitaal. Scholen behoren ook verslagen te schrijven van gesprekken met ouders. Als een kind een bespreekleerling is om over te gaan, wordt ook dat meestal in de computer opgeslagen.

Niet weigeren
Als een ouder inzage – lees een kopie – van dit dossier opvraagt, mag de school dit niet weigeren. De school moet vanuit alle systemen, digitaal en op schrift, de informatie bundelen voor de ouders. Daarbij behoort te staan waar deze informatie vandaan komt, waar ze is opgeslagen en wie de informatie mag inzien en heeft ingezien.
Ouders hebben vervolgens het recht delen van de inhoud te verbeteren of zelfs te laten verwijderen. Ouders mogen aan dit dossier ook hun eigen mening toevoegen.

Als ouders inzage van het leerlingdossier willen, is het wijs dat ze een brief naar de directie sturen en vragen om het volledige dossier, dus het digitale en het papieren gedeelte. Geef de school wel een paar dagen de tijd om alle gegevens te verzamelen. Bekijk het dossier vervolgens op een rustige plek, zonder de kinderen erbij en liefst met een vertrouwd persoon in de nabijheid. Veel scholen hebben namelijk de gewoonte hun ongezouten mening over ouders in het dossier op te nemen, zeker als er een conflict is geweest.

Pijnlijk
Uit bijna tien jaar ervaring weet ik dat ouders dit als heel pijnlijk ervaren. Ik adviseer scholen bij elke ouderavond de ouders de gelegenheid te geven het volledige dossier in te zien en het er heel even over te hebben als dat nodig mocht zijn. Dit is een mooie tussenoplossing als scholen het beheer van het dossier niet volledig in de handen van de ouders durven te leggen.

Deel dit artikel